ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения.
2. Основные понятия и состав персональных данных работников.
3. Сбор и обработка персональных данных.
4. Защита персональных данных.
5. Передача персональных данных.
6. Хранение персональных данных.
7. Доступ к персональным данным работников .
8. Права работника на защиту его персональных данных.
9. Ответственность Работодателя и его сотрудников.
10. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение о персональных данных работников ООО «Формед-Ярославль»(далее — Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Формед-Ярославль».
1.2. Цель разработки Положения — определение порядка обработки персональных данных работников ООО «Формед-Ярославль»; обеспечение защиты прав и свобод работников ООО «Формед-Ярославль» при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников ООО «Формед-Ярославль», за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.
1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором ООО «Формед-Ярославль» и действует бессрочно, до замены его новым Положением.
1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.
1.4. Все работники ООО «Формед-Ярославль» должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.
1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии ООО «Формед-Ярославль», если иное не определено законом.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОСТАВ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
– персональные данные работника — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;
– обработка персональных данных — сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача, (в том числе распространение , предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных работников ООО «Формед-Ярославль»;
– конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;
– распространение персональных данных — действия, направленные нараскрытие персональных данных работников неопределенному кругу лиц (передача персональных данных или ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;
– использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом ООО «Формед-Ярославль» в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;
– блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных , за исключением случаев , если обработка необходима для уточнения персональных данных;
– уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;
– обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
– общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;
– информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
– документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
2.2. В состав персональных данных работников ООО «Формед-Ярославль» входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, а также о предыдущих местах их работы.
2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в ООО «Формед-Ярославль» при его приеме, переводе и увольнении.
2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в ООО «Формед-Ярославль», должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).
2.3.2. При оформлении работника в ООО «Формед-Ярославль» заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
– общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
– сведения о воинском учете;
– данные о приеме на работу;
В дальнейшем в личную карточку вносятся:
– сведения о переводах на другую работу;
– сведения об аттестации;
– сведения о повышении квалификации;
– сведения о профессиональной переподготовке;
– сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
– сведения об отпусках;
– сведения о социальных гарантиях;
– сведения о месте жительства и контактных телефонах.
2.3.3. В ООО «Формед-Ярославль» создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:
2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству ООО «Формед-Ярославль», руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).
2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства ООО «Формед-Ярославль»); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом ООО «Формед-Ярославль».
3. СБОР И ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Порядок получения персональных данных.
3.1.1. Все персональные данные работника ООО «Формед-Ярославль» следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику ООО «Формед-Ярославль» о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника ООО «Формед-Ярославль» о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
– персональные данные являются общедоступными;
– персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
– по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.
3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
– наименование и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
– цель обработки персональных данных;
– перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
– перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
– срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
3.1.5. Работник обязуется в течение 10 рабочих дней лично или через своего законного представителя сообщать Работодателю об изменениях своих персональных данных и представлять оригиналы подтверждающих документов.
Форма СОГЛАСИЯ работника на обработку персональных данных:
СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Я, _______________________________________________________________,
(ФИО)
паспорт ___________ выдан _______________________________________________,
(серия, номер) (когда и кем выдан)
адрес регистрации:_______________________________________________________,
даю свое согласие на обработку в_____ООО «Формед-Ярославль»___________
(наименование организации)
(150000, Ярославская обл., гор. Ярославль, ул. Первомайская д.17\6, пом. 1)
моих персональных данных, относящихся исключительно к перечисленным ниже категориям персональных данных: фамилия, имя, отчество; пол; дата рождения; тип и данные документа, удостоверяющего личность;тип и данные документов об образовании , квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки; сведения о трудовом стаже (трудовая книжка) ; тип и данные документа о государственном пенсионном страховании; данные документа о воинском учете (для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету); данные документа о присвоении ИНН (при его наличии у работника); гражданство.
Я даю согласие на использование персональных данных исключительнот в следующих целях:
- осуществления деятельности в соответствие с Уставом ООО «Формед-Ярославль»;
- выполнения трудовых договоров;
- ведения кадрового учета;
- ведения бухгалтерского учета;
- осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством РФ на ООО «Формед-Ярославль» , в том числе по предоставлению
персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд РФ, в Фонд социального страхования РФ, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы.
Настоящее согласие предоставляется мной на осуществление действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы для достижения указанных выше целей, включая (без ограничения) сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, блокирование персональных данных, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
Я проинформирован, что _______ ООО «Формед-Ярославль»__ гарантирует (наименование организации)
обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации как неавтоматизированным, так и автоматизированным способами.
Данное согласие действует до достижения целей обработки персональных данных или в течение срока хранения информации.
Данное согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.
Я подтверждаю, что, давая такое согласие, я действую по собственной воле и в своих интересах.
"____" ___________ 201__ г. _____________ /_____________/
Подпись Расшифровка подписи
3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.
3.2.1. Работник ООО «Формед-Ярославль» предоставляет достоверные сведения о себе. При этом проверяется достоверность сведений путем сверки данных, предоставленных работником, с имеющимися у работника документами.
3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Генеральный директор ООО «Формед-Ярославль» (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:
3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
4. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
4.2. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами ООО «Формед-Ярославль», устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4.3. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:
5.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях
предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
5.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.
5.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
5.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах ООО «Формед-Ярославль» в соответствии с настоящим Положением.
5.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
5.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
5.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
6. ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Хранение и использование персональных данных работников :
6.1.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся у ответственного за работу с персональными данными работника , в запирающемся металлическом шкафу.
6.1.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети .
6.2. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:
– наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
– цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
– предполагаемые пользователи персональных данных;
– установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.
7. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКОВ
7.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:
– Генеральный директор ООО «Формед-Ярославль», доступ без ограничений;
- ответственный за обработку персональных данных (заместитель Генерального директора), доступ без ограничений ;
– Главный бухгалтер , доступ без ограничений;
– руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).
8.ПРАВА РАБОТНИКАНА ЗАЩИТУ ЕГО ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8.1. Работник в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у Работодателя, имеет право:
- получать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, хранении и передаче;
- определять своих представителей для защиты своих персональных
данных;
- на свободный и бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные Работника, за исключением случаев, предусмотренных законом;
- на доступ к относящимся к нему медицинских данных с помощью
медицинского специалиста по его выбору;
- требовать исключения или исправления неверных или неполных
персональных данных, а также данных, обработанных с нарушениями
настоящего Положения и законодательства РФ;
- на обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите персональных данных.
8.2. При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные Работника, Работник вправе:
- заявить Работодателю, в письменном виде, о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия;
- требовать от Работодателя извещения всех лиц, которым ранее были
сообщены неверные или неполные персональные данные Работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
9.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
РАБОТОДАТЕЛЯ И ЕГО РАБОТНИКОВ
9.1. Защита прав Работника, установленных настоящим Положением и законодательством РФ, осуществляется судом, в целях пресечения неправомерного использования персональных данных Работника, восстановления нарушенных прав и возмещения причиненного ущерба, в том числе морального вреда.
9.2. В случае нарушения норм, регулирующих обработку, хранение, передачу и защиту персональных данных Работника Работодатель или иные лица несут ответственность в соответствии со ст. 90 ТК РФ.
10. ГАРАНТИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
10.1. Информация, относящаяся к персональным данным работников, является служебной тайной и охраняется законом.
10.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, использовании и хранении.
10.3. В случае разглашения персональных данных Работника без его согласия Работник вправе требовать от Работодателя разъяснений.
